In deze instructie leggen we jullie, als secretariaat en/of K&V-regio ondersteuner, uit hoe je een Toolbox als Bijeenkomst verwerkt in de GO!-App. Naast toolbox bijeenkomsten zijn er nog meerdere mogelijkheden maar voor jullie niet tot minder relevant.

Dat is ook de reden dat alleen de functionaliteit welke voor u, voor het verwerking toolboxen, van toepassing is wordt toegelicht.

Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het verwerken van registraties. Het betreft de optie "Upload" bij documenten. Als u "papieren" toolbox registratie formulier als PDF of afbeelding hebt ontvangen kunt u deze door middel van deze optie toevoegen. Deze optie is verder beschreven bij "documenten".

Met de GO!-App wordt bedoeld www.geenongevallen.nl of de applicatie (App) die je op de smartphone kunt installeren. In
deze instructie zullen we hiervoor de benaming GO!-App gebruiken. 

De uitwerking zal voor jullie alleen worden toegelicht vanaf de laptop.

Het "papieren" registratieformulier wordt vervangen door de optie "Bijeenkomsten" in de GO!-App.

Het is momenteel nog mogelijk voor de Uitvoering om het "papieren registratie" formulier te gebruiken. Na het houden van de toolbox stuurt de Uitvoerder deze naar u, als (afdelingen)secretariaat en/of de K&V-(regio)ondersteuner, ter verwerking in het Toolbox-registratiesysteem.

Het verwerken van de toolboxen is alleen van toepassing op de bijeenkomsten welke zijn gehouden vanaf 1 januari 2021. Indien u nog een toolbox formulier ontvangt van 2020 dan dient u deze te archiveren zoals u gewend bent maar behoeft deze niet te verwerken in het "oude registratiesysteem" en ook niet in de GO!-App.

In de implementatiefase worden de Uitvoerders geïnstrueerd om dit zelfstandig te doen, waardoor deze taak op termijn
voor u als afdelingssecretariaten en/of de K&V-(regio)ondersteuner vervalt.

U behoeft als (afdelingen)secretariaat en/of de K&V-(regio)ondersteuner alleen maar de Heijmans medewerkers te verwerken in de GO!-App. Dat betekend wel dat u alle Heijmans medewerkers verwerkt. Dus ook de Heijmans collegae van een andere Business Unit of zelfs een andere bedrijfsstroom. 

De instructeurs (leidinggevenden op de werkplek) dienen wel alle aanwezigen te registreren. Dus ook de inleners, onderaannemers en andere aanwezigen.

Voor de instructeurs is een volledige instructie beschikbaar. Deze kunt u vinden via de volgende link: GO!-App Bijeenkomsten - instructeur.  

De reden dat u alleen de Heijmans collegae dient te verwerken heeft er mee te maken dat u deze registratie verwerkt ten behoeve dan de Heijmans rapportage.

U kunt uw Heijmans collegae zoeken aan de hand van de naam of het E-mail adres.

Wij begrijpen dat u mogelijk gewent was op een andere manier de collegae te verwerken maar dat is helaas niet mogelijk in de GO!-App.

Het zoeken op naam is vooral lastig als er meerdere identieke namen zijn. In onderstaand voorbeeld is dat D. Janssen. Deze optie geeft je 2 collegae op met D. Janssen en 1 collegae met D. Janssens. Als je gaat zoeken op E-mail adres zie je nagenoeg hetzelfde beeld.

Op naam zoeken	Dmv E-mail adres opzoeken

Bij deze soortgelijke gevallen dien je na te kijken welke collegae dit betreft.

Zodra de Uitvoerders dit zelf volledig gaan doen kan men gelijk de vraag stellen welke juiste gegevens bij die collegae behoren of zij GO!-App QR-code scannen. 

Hieronder staat de werkinstructie om een bijeenkomst aan te maken in de GO!-App en hoe deze ingevuld dient te worden.

Ga naar de tegel "bijeenkomsten in de GO!-App  voor het volgende scherm.

Onderaan de pagina staat de knop "Toevoegen" om een nieuwe bijeenkomst aan te maken.

Als u al een aantal bijeenkomsten heeft verwerkt is het mogelijk dat deze knop niet meer zichtbaar is; u dient dan naar beneden te scrollen om deze knop zichtbaar te maken.

Status: als u een Bijeenkomst aanmaakt staat deze standaard op "Open". 

• Pas de status pas aan als de Bijeenkomst volledig is verwerkt in deze registratie. Als u de status gelijk op gesloten zet kunt u de Bijeenkomst niet meer aanvullen en/of aanpassen!

Soort: kies uit de soort bijeenkomst. Voor u is de soort "Toolbox" het meest relevant.

Project: selecteer het desbetreffende project in het geopende dialoogscherm. U kunt zoeken op het projectnummer of de
naam. Staat het project niet in de lijst (veelal bij kleine werken) kies dan een overkoepelend project van de afdeling of
vestiging. 

Datum bijeenkomst: standaard ingesteld op datum vandaag. Deze kan eventueel worden aangepast naar de gehouden
datum.

Titel: Geef als (korte) titel weer waar deze bijeenkomst over gaat; oftewel het (hoofd) onderwerp. Op de papieren versie zou deze "aangekruist" hebben of worden genoteerd in het hieronder staande gedeelte van het "papieren formulier":

Instructeur: Noteer hier de naam van de Instructeur(s). Dit over het algemeen de uitvoerder/chef monteur. Het is belangrijk dat deze wordt genoteerd.