• Ik voer tussendoor afvalstoffen af zonder begeleidingsbrief
• Ik vind de begeleidingsbrief één grote rompslomp

Het doel van deze toolbox is om duidelijkheid te geven over hoe je op een juiste manier de begeleidingsbrief invult en controleert op volledigheid én op welke zaken je moet letten om overtredingen van de wet te voorkomen.

Op bijna ieder werk krijg je te maken met aan- en/of afvoer van afvalstoffen. Het is wettelijk verplicht om afvalstoffen te scheiden en bij afvoer ook apart af te voeren. Bij elk transport van afvalstoffen over de openbare weg moet een begeleidingsbrief (bewijsmiddel) aanwezig te zijn, ook dit is een wettelijke plicht. 

• Grond/zand die vrijkomt uit de ontgraving van een bouwkuip is een afvalstof. Een begeleidingsbrief is dan noodzakelijk.
• Alleen schoon primair zand (zand uit een zandwinning) kan in zijn algemeenheid niet als afvalstof aangemeld worden. Een begeleidingsbrief is dan niet noodzakelijk, wel moet hierbij een kwaliteitscertificaat en afleverbon beschikbaar zijn.

Wie afvalstoffen transporteert moet altijd per afvalstroom een afvalstroomnummer aanvragen bij de (eind)verwerker én het transport moet zijn voorzien van een juist en volledig ingevulde begeleidingsbrief. De ontvanger/verwerker mag alleen afvalstoffen in ontvangst nemen als de begeleidingsbrief volledig en juist is ingevuld. Transport zonder een begeleidingsbrief of een onjuist of niet volledig ingevulde begeleidingsbrief is strafbaar en kan leiden tot een:

• Milieu,- en economisch delict
• Fikse boete
• stillegging van het transport.

Als de afvalstof afwijkt van de afvalstof die in de begeleidingsbrief vermeld staat, is dit een ernstige overtreding (valsheid in geschrifte) en kan dit leiden tot een:

• Forse boete;
• en een directe dagvaarding. De eis kan zijn: vrijheidsstraf minimaal 2 weken en/of een geldboete van minimaal € 3.800

Hieronder een voorbeeld van de begeleidingsbrief.

Op de begeleidingsbrief zijn de verplicht in te vullen velden gearceerd. Er zijn ook velden op de begeleidingsbrief die gecontroleerd dienen te worden. Elk veld heeft een uniek nummer. De nummers verwijzen naar een instructie die je helpt de velden in te vullen.

Vak 1
Hier wordt ingevuld de partij die de afvalverwerking organiseert. Dat kan de ontdoener, de ontvanger/verwerker, een handelaar of de bemiddelaar zijn. Wie het transport organiseert kan per project verschillend zijn. Heijmans is in de meeste gevallen bemiddelaar, de partij die namens de ontdoener de afvoer van de afvalstof regelt. De ontdoener is de eigenaar van de afvalstof, dit is meestal de opdrachtgever. Zij zijn vaak de eigenaar van de weg, de bodem of het gebouw waaruit de afvalstof vrij komt. 

1. De (primaire) ontdoener = de eigenaar van de afvalstof die zich van de afvalstof ontdoet. Dit is in de meeste gevallen de opdrachtgever bijv. een gemeente, Rijkswaterstaat of een andere partij.
2. De ontvanger = de verwerker/innemer van de afvalstof (bijvoorbeeld een asfaltcentrale, ATM of Theo Pouw). Dit bedrijf zal de afvalstof ver- of bewerken.
3. De handelaar = het bedrijf die de afvalstof verhandelt.
4. De bemiddelaar= het bedrijf dat het transport organiseert (namens de ontdoener).

Ook in vak 1 wordt het adres en het VIHB- nummer van de afzender ingevuld. Om het VIHB-nummer van bedrijven te kunnen opzoeken kun je gebruik maken van deze link: Zoek VIHB-registraties (niwo.nl).

Vak 2
Als Heijmans de bemiddelaar is dan dient in dit vak het factuuradres van Heijmans te worden ingevuld.

Vak 3a
Ontdoener = de eigenaar van het afval. Let op: In de meeste gevallen is dit niet Heijmans, maar vaak de opdrachtgever.

Vak 3b
Geef de herkomst van de locatie zo goed mogelijk aan (werkvak, hectometerpaal etc.) Alleen een projectnaam/-locatie is niet voldoende. Altijd de datum invullen.

Vak 4a
Dit deel wordt alleen ingevuld als de oorspronkelijk transporteur door omstandigheden besluit het transport uit te besteden aan een andere vervoerder. Dit is dan de uitbesteed-vervoerder.

Vak 4b
Geef de locatie van bestemming zo goed mogelijk aan. Dit is dus de locatie van de verwerker/innemer. Altijd de datum invullen.

Vak 5
In dit vak wordt de transporteur van de afvalstof ingevuld. Hierbij moet het VIHB-nummer van de transporteur worden ingevuld/gecontroleerd. De NIWO is de vergunningverlener voor het wegtransport en VIHB-certificaten uitgeeft. Via deze link op de website van de NIWO kun je het VIHB-nummer van bedrijven opzoeken: Zoek VIHB-registraties (niwo.nl).

Vak 6
Hier wordt het afvalstroomnummer ingevuld. Dit afvalstroomnummer is vooraf bij de verwerker/innemer opgevraagd;

• Per afvalstroom is een aparte begeleidingsbrief nodig
• Controleer of de werkelijke afvalstof overeenkomt met het nummer/type dat op de brief is vermeld (verwijzing naar) rapport/certificaat vermelden
• Noteer de Eural code en verw.meth. (verwerkingsmethode) (Voorbeelden staan achterop de begeleidingsbrief)
• De Eural code is een Europees vastgestelde code voor de afvalstof. De Eural codes zijn te vinden via euralcodezoeken.nl

Vak 7
In dit vak moeten de handtekeningen van de ontdoener, transporteur en ontvanger worden gezet

• In veel gevallen tekent Heijmans namens de ontdoener de begeleidingsbrief. Het is verplicht dat Heijmans hiervoor schriftelijk is gemachtigd door de ontdoener
• Wanneer niet alle handtekeningen gezet zijn is wettelijk niet aantoonbaar dat de afvalstof correct geleverd of afgevoerd is

Afvalstoffenregistratie
Vanuit de wet is Heijmans verplicht om de aan- en afgevoerde afvalstoffen te registreren en te documenteren. Hiervoor is het cruciaal dat de volledig ingevulde begeleidingbrieven worden aangeleverd door de transporteur en/of verwerker/innemer. De bedrijven waar Heijmans een contract mee heeft zijn door de Algemene Inkoopvoorwaarden verplicht deze documenten aan te leveren voordat zij betaald krijgen. De wettelijke bewaartijd voor begeleidingsbrieven is 5 jaar.

In veel gevallen worden tegenwoordig transporten uitgevoerd met behulp van een digitale begeleidingsbrief (bijv. via ScoreTrace).