1. Heb je  wel eens bezoek gehad van een toezichthouder op je werk?
2. Mag je een toezichthouder het betreden van de bouwplaats weigeren (bijv. vanwege de veiligheid)?

In deze Toolbox besteden we aandacht aan hoe je met een toezichthouder/bijzondere opsporingsambtenaar (BOA) om moet gaan als hij/zij je werk bezoekt.

Toezichthouders zijn bijvoorbeeld:

• Inspecteurs van ISZW (voorheen: Arbeidsinspectie) – Arbowet/Veiligheid
• Inspecteurs van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)
• Inspecteur Milieu en transport
• Inspecteurs van gemeentes, provincies, omgevingsdiensten, waterschappen en hoogheemraadschappen
• BOA’s (buitengewoon opsporingsambtenaar)

Wanneer er overtredingen zijn geconstateerd door een toezichthouder dan kan dit leiden tot: stillegging van het werk(faalkosten), boetes, sancties, maar ook imagoschade. Een voorbeeld is wanneer Heijmans wordt veroordeeld voor een delict; dit kan er zelfs voor zorgen dat een bedrijfsstroom (bijv. Heijmans Infra B.V.) wordt uitgesloten bij nieuwe inschrijvingen. Het is dus belangrijk dat we voldoende opvolging geven aan een bezoek van een toezichthouder. Dit gebeurt helaas nog niet altijd. 

De volgende zaken zorgen er soms voor dat de situatie verslechtert:

• De toezichthouder wordt onterecht de toegang tot de locatie geweigerd.
• De door de toezichthouder geconstateerde overtredingen worden niet (snel) genoeg ongedaan gemaakt.
• Er wordt onvoldoende opvolging gegeven aan een binnengekomen brief of rapport van een toezichthoudende partij. Reactietermijn loopt af zonder reactie of verweer.

Wanneer een toezichthouder of BOA de bouwplaats wil bezoeken, dan zal hij/zij zich legitimeren. Doet hij/zij dit niet, dan moet je hier zelf naar vragen. De bouwplaats verantwoordelijke (bijv. Uitvoerder) geeft medewerking aan het bezoek en begeleidt de toezichthouder tijdens de ronde over de bouwplaats of locatie. Het is aan te raden om de toezichthouder nooit alleen over de bouwplaats te laten lopen. Neem de tijd voor de inspectie en sta de toezichthouder netjes te woord!

De toezichthouder moet altijd toegang krijgen tot de locatie. Er zijn geen redenen om de toegang te weigeren. Worden er risicovolle werkzaamheden verricht, dan moeten deze tijdelijk worden stilgelegd. Verder heeft de toezichthouder de bevoegdheid om certificaten, logboeken of andere projectdocumentatie in te zien. Houdt er rekening mee dat een toezichthouder overtredingen kan waarnemen waar je zelf misschien niet aan gedacht hebt.

Let bij het gesprek tijdens de inspectieronde op de volgende zaken:

• Zorg voor een vriendelijk en constructief gesprek. Geef voldoende antwoord op zijn/haar vragen, maar probeer niet de nadruk te leggen op zaken die minder goed lopen of niet goed zijn gegaan op het werk.
• Vertel (ongevraagd) ook enthousiast over het werk en wat er allemaal wel goed gaat.
• Heeft de toezichthouder toch een situatie geconstateerd die niet voldoet aan wet- en regelgeving, dan zal hij/zij hier een opmerking over maken. Ga dan met de toezichthouder in gesprek over een mogelijke oplossing en probeer de situatie (wanneer mogelijk) direct op te lossen.
• Heeft de toezichthouder een ernstige overtreding van wet- en regelgeving geconstateerd, dan heeft hij/zij de bevoegdheid om het werk direct stil te leggen en te eisen dat de situatie direct wordt opgelost. Het werk mag later alleen worden hervat als er aantoonbaar toestemming is verkregen van de toezichthouder.
• Bij een ernstig delict kan de toezichthouder op locatie overgaan tot het horen van verdachten. Hij/zij dient dit vooraf aan te geven. Is er sprake van een verhoor, volg dan de vuistregels (ver)horen door toezichthouder en/of BOA verderop in deze Toolbox.

De volgende zaken zijn na afloop van de inspectieronde belangrijk:

• Vraag aan het einde van de inspectieronde om een samenvatting van de constateringen en maak afspraken over het vervolg na het bezoek (volgt een rapport/brief?).
• Probeer geconstateerde situaties zo snel mogelijk op te lossen met je projectteam. Wanneer nodig, communiceer de uitgevoerde verbetermaatregelen ook met de toezichthouder.
• Leg het bezoek, de inspectiebrief, de constateringen en reeds uitgevoerde verbetermaatregelen vast in IRES als Inspectie en leg de individuele constateringen vast als onveilige situaties of milieu-incidenten.
• Zorg ervoor dat de projectverantwoordelijke, de Coördinator K&V en het management van je businessunit/afdeling zijn geïnformeerd over het bezoek en de mogelijke constateringen.
• Op het moment dat er een delict (serieuze overtreding) is geconstateerd of als jij (of een collega) als verdachte wordt aangemerkt, zoek direct contact op met iemand van de afdeling Contract- of Juridische zaken om te ondersteunen bij het juridisch traject.
• Mogelijk kunnen medewerkers worden opgeroepen voor verhoor over de situatie. Volg dan de Vuistregels (ver)horen door toezichthouder en/of BOA.

Voorafgaand aan het (ver)horen:

1. Voorkom dat je alleen wordt gehoord.
2. Schakel een collega van Contract- of Juridische zaken en/of een leidinggevende in om bij het gesprek aanwezig te zijn.
3. Als er geen derde bij mag zijn: vraag dan of je iemand van Juridische zaken mag bellen voor overleg.
4. Als je ook geen overleg mag hebben, vraag dan in wat voor hoedanigheid men je wilt horen:
   - Als verdachte; als verdachte heb je zwijgrecht.
   - Als getuige; dan heb je geen zwijgrecht en moet je medewerking verlenen.
5. Zorg ervoor dat het verhoor plaatsvindt in een ruimte waar geen losse papieren rondslingeren (je wilt niet dat extra zaken worden bekeken als jij even de kamer uit moet).

Tijdens het (ver)horen:

1. Geef antwoord op de vraag en wees (behoudens noodzaak, zie 3 hier onder ) niet uitvoeriger dan strikt noodzakelijk.
2. Houd je aan de feiten, geef zo min mogelijk je mening.
3. Licht alleen zaken toe als dit noodzakelijk is voor een volledig antwoord.
4. Wat je niet weet, weet je niet; ’misschien’ vragen kun je niet beantwoorden. Beantwoord vragen als: zou het zo kunnen zijn dat… pertinent met: “dat weet ik niet/ daar kan ik geen antwoord op geven” of iets dergelijks.
5. Lieg niet; zwijg als je zaken niet wilt zeggen of geef aan dat je vragen niet wilt of kunt beantwoorden.