Stellingen:

• Een toolbox is nuttig
• Een toolbox is een moment waarop de veiligheidsregels worden verteld aan de medewerkers
• Tijdens een toolbox komt iedereen aan het woord
• Het onderwerp van de toolbox wordt bepaald door K&V
• Een toolbox is alleen voor eigen medewerkers, niet voor onderaannemers

Een toolbox is een bijeenkomst waarbij met elkaar wordt gesproken over veiligheid en gezondheid. De letterlijke vertaling van toolbox is gereedschapskist. En dat is eigenlijk ook wat deze bijeenkomst is; het uitdelen van tools om samen veilig te kunnen werken. 

Het doel van een toolbox is het verhogen van het veiligheidsbewustzijn bij operationele medewerkers

Een direct leidinggevende, bijvoorbeeld een uitvoerder, geeft elke maand (met een minimum van 10 per jaar) een toolbox.  Operationele medewerkers wonen elke maand (met een minimum van 10 per jaar) een toolbox bij.

• Te weinig ruimte (te veel mensen, te kleine ruimte)
• Te laat beginnen
• Te weinig tijd
• Niet voldoende kennis over het onderwerp bij de uitvoerder
• Er wordt afgedwaald van het onderwerp
• De medewerkers tonen geen interesse
• De aandacht verslapt
• Er blijft weinig informatie hangen bij de medewerkers
• De medewerkers durven niet te vertellen wat ze echt denken over het onderwerp
• Er wordt geen respect getoond voor elkaars mening
• Eén iemand eist alle aandacht op en is continue aan het woord

Voorbereiden:

• Zorg voor een relevant onderwerp
• Weet wat er leeft onder de medewerkers over het onderwerp
• Bekijk van te voren wat voor materiaal beschikbaar is voor het behandelen van het onderwerp.
• Lees de (achtergrond) informatie die beschikbaar is
• Zorg dat je zelf voldoende kennis hebt over het onderwerp
• Zorg voor een geschikte ruimte met voldoende frisse lucht en zitplaatsen of staanplaatsen. 
• Test ruim voor aanvang of te gebruiken materialen het doen (bijvoorbeeld beamer)
• Neem de tijd voor de toolbox 
• Zorg dat iedereen weet dat er een toolbox gegeven wordt 

Vereenvoudigen:

• Beperk de toolbox-meeting tot één onderwerp
• Blijf bij het afgesproken onderwerp
• Geef duidelijk aan dat bepaalde vragen niet of in een andere toolbox-meeting aan de orde zullen komen, parkeer andere onderwerpen voor de volgende toolbox
• Stem de inhoud voortdurend af op het niveau van de groep
• Pas je taalgebruik aan op het publiek 

Verpersoonlijken:

• Ga steeds uit van de eigen werkzaamheden
• Zorg voor herkenbaarheid door het geven van voorbeelden uit de praktijk
• Laat foto's zien van specifieke situatie's
• Behandel stellingen, quizvragen of foto's

Vertonen:

• Breng het onderwerp kundig en op een enthousiaste, luchtige manier
• Zorg voor afwisseling
• Geef de medewerkers een actieve rol, vraag actief om reacties en wijs mensen aan
• Reageer positief als mensen reageren, geef ze een compliment
• Vraag door om te achterhalen wat mensen echt denken
• Blijf in contact met de groep (let op lichaamstaal en laat de mensen aan het woord)
• Ga in gesprek over het onderwerp, houd geen overhoring
• Zorg dat ook de stillere mensen aan het woord komen en parkeer negatievelingen

Voorschrijven:

• Maak aan het eind van de toolbox concrete afspraken
• Leg deze afspraken vast in een verslag of op een bord in de keet
• Kom de gemaakte afspraken na 
• Bedank iedereen voor de aanwezigheid en de reacties

De belangrijkste tip voor het geven van een toolbox: heb plezier!

Om interactie uit te lokken tijdens de toolbox kan ter ondersteuning onderstaand draaiboek gebruikt worden. Let op, de genoemde tijden zijn indicatief. 

Stap 1 >> Opening en toelichting onderwerp 

Doel: Neerzetten van een open, positieve sfeer. Zorgdragen dat mensen zich veilig voelen. Toelichten waarom voor het onderwerp gekozen is. 
Hoe: "Welkom bij de toolbox. Het doel van de toolbox is om het samen te hebben over veiligheid. Deze keer hebben we het over [onderwerp toolbox], omdat [relatie met project / na aanleiding van incidenten / aangedragen door jullie / anders]
Tijdsindidatie: 0,5 minuut

Stap 2 >> Toelichting vorm

Doel: Toelichten van de vorm en mensen enthousiasmeren en stimuleren om hun input te leveren.
Hoe: "We gaan het hebben over [onderwerp toolbox]. En ik ben allereerst benieuwd hoe jullie hierover denken, daarom heb ik een aantal [stellingen/quizvragen/foto's].
Tijdsindicatie: 0,5 minuut

Stap 3 >> Interactie

Doel: In gesprek over het gekozen onderwerp, mensen in de praat-modus krijgen.
Hoe: Leg de stellingen/quizvragen/foto's voor aan de medewerkers. "Ik ben benieuwd [hoe jullie hierover denken / welk antwoord volgens jullie juist is / wat jullie hier opvalt]." Laat verschillende mensen aan het woord en laat ze hun antwoord beargumenteren, oordeel hier zelf niet direct over. Laat anderen reageren op deze reacties en let er op dat iedereen aan het woord komt. 
Tijdsindicatie: 5 minuten

Stap 4 >> Risico's

Doel: Risico's bespreken.
Hoe: Laat werknemers 1 a 2 minuten nadenken wat voor risico's er zijn bij [onderwerp toolbox]. Bespreek dit vervolgens in de groep. Maak indien mogelijk gebruik van een whiteboard of flipover waarop de risico's worden opgeschreven. Indien er bepaalde risico’s nog niet genoemd zijn door de medewerkers vul deze dan aan. gebruik de toolbox hiervoor als naslagwerk/controlemiddel.
Tijdsindicatie: 4 minuten

Stap 5 >> Maatregelen

Doel: Maatregelen bespreken.
Hoe: Laat werknemers 1 a 2 minuten nadenken wat ze kunnen doen om de gevaren weg te nemen, welke maatregelen kunnen ze zelf nemen. Bespreek dit vervolgens in de groep, let op: focus op wat iedereen zélf kan doen. Maak indien mogelijk gebruik van een whiteboard of flipover waarop de maatregelen worden opgeschreven. Indien er bepaalde maatregelen nog niet genoemd zijn door de medewerkers vul deze dan aan. gebruik de toolbox hiervoor als naslagwerk/controlemiddel.
Tijdsindicatie: 4 minuten

Stap 6 >> Afsluiting

Doel: Vaststellen gemaakte afspraken, controle leereffect, mensen wegsturen met goed gevoel.
Hoe: "Volgens mij hebben we een goed beeld van waar we rekening mee moeten houden bij [toolbox onderwerp]. Zijn hier nog vragen over? Voor meer info kunnen jullie de toolbox ook opzoeken op de GO! APP of www.geenongevallen.nl. Bedankt voor jullie aanwezigheid en jullie input! Als jullie een onderwerp hebben voor de volgende toolbox hoor ik het graag. Bedankt."
Tijdsindicatie: 2 minuten