Veiligheid in aanbesteding, kortweg VIA. Wat betekend de VIA voor Heijmans?
De VIA is een initiatief van de Governance Code Veiligheid in de Bouw (GCVB) en heeft als doel om de veiligheidscultuur op de werkplek te verbeteren. Dit wil zij doen door veiligheid een onderdeel te laten worden van de cultuur op de werkplek. Als Heijmans zijn we al langer bezig met de veiligheidscultuur en we zien en merken dat hier een positief effect van zichtbaar is op de werkplek. Heijmans Infra is gecertificeerd op trede 4 en Heijmans Utiliteit en Woningbouw op trede 3. Er wordt vanuit Heijmans al in het ontwerp zeer veel rekenschap gehouden met veiligheid, tijdens de werkvoorbereiding en uitvoering is veiligheid al een vast onderdeel van de werkzaamheden. Want niemand wil natuurlijk een ongeval op zijn of haar werk! Zo maken wij als Heijmans elke dag al veiliger!
Maar het kan nog beter en ook vanuit een “gelijk speelveld”. Vanuit de GCVB heeft men nu, samen met grote opdrachtgevers en heel veel ondertekenaars van de GCVB, besloten om de NEN Veiligheidsladder (Safety Culture Ladder, kortweg SCL) om het veiligheidsbewustzijn mee te nemen als criteria voor iedereen die werkzaamheden uitvoert voor een ondertekenaar van de GCVB maar ook als men geen opdrachtgeer heeft welke de GCVB heeft ondertekend. Dat betekend dat de grote opdrachtgevers dit in de uitvraag meenemen, maar dat de (hoofd)aannemers welke dat werk maken in hun aanbieding alleen aannemers en onderaannemers selecteert welke actief zijn met de veiligheidscultuur.
Om dat “actief zijn” in de veiligheidscultuur meetbaar te maken heeft de GCVB de VIA ontwikkeld. De VIA is een methode om veiligheid al mee te nemen vanaf de aanbesteding tot en met het einde van het werk.
Het meetbaar maken van de veiligheidscultuur wordt door de VIA onderverdeeld in de volgende categorieën:
- Approved Self Assesment (ASA)
- SCL Light statement (SCL-L)
- SCL Certificaat (SCL-C)
Bedrijven tot 5 medewerkers of contracten tot € 100.000 zijn vrijgesteld van de VIA.
Bespreek met je collegae en/of (direct) leidinggevende wat de invloed is van VIA op jouw werk.
Ik zit in de tenderorganisatie en/of werkvoorbereiding:
- Vraag ik alleen prijzen op bij VIA-getoetste en/of SCL-gecertificeerde bedrijven (ASA, SCL-L en/of SCL-C) ?
- Contracteer ik alleen VIA-getoetste en/of SCL-gecertificeerde bedrijven (ASA, SCL-L en/of SCL-C) ?
- Wat is de consequentie als een Onderaannemer als hij/zij niet is getoetst en/of gecertificeerd voor Heijmans ?
Hieronder wordt aangegeven welke informatie er vanuit de GCVB VIA beschikbaar is voor Heijmans maar ook voor alle marktpartijen.
Daarna wordt aangegeven hoe Heijmans de VIA binnen haar eigen organisatie heeft geïmplementeerd.
De GCVB heeft is vanaf 2019 bezig om de diverse opdrachtgevers en marktpartijen te informeren over de werkwijze van de VIA. Hiervoor is onder andere een website gelanceerd (https://gc-veiligheid.nl/tools/veiligheid-in-aanbesteding-via) , zijn de ondertekenaars van de GCVB actief benaderd en de ondertekenaars is verzocht actief hun onderaannemers te informeren over de VIA, hoe aan de VIA te voldoen en wat de mogelijke consequentie is.
Zie onderstaande informatiefilmpje (eventueel ook te zien via de volgende link https://youtu.be/pKSDuZ9f7qg)
Zie hieronder de planning van de VIA:
Stappenplan:
Op de website is voor iedereen een stappenplan te downloaden waarin de routekaart beschikbaar is van wat het desbetreffende bedrijf dient te doen om aan te kunnen geven hoe de veiligheidscultuur binnen hun bedrijf is verwerkt en hoe dit aantoonbaar is te maken.
Welke bewijslast moet ik overhandigen vanuit de VIA
Heijmans heeft een aantal jaren geleden er al voor gekozen om gecertificeerd te willen worden op de SCL. De SCL, toen nog veiligheidsladder genoemd, werd vanuit Prorail gestimuleerd. Ondertussen is Heijmans ervan overtuigd dat de SCL veel inzicht geeft in veiligheidsgedrag en hoe deze te verbeteren is.
Niet alle partners en/of onderaannemers waar wij als Heijmans mee samen werken is al zover dat men een SCL-certificering heeft of daar mee bezig is geweest in het verleden. Daarnaast is een (volledige) certificering ook niet altijd nodig voor een bedrijf. Hieronder wordt weergegeven welke mogelijkheden er zijn om toch aan de VIA te kunnen voldoen.
Nieuwsbrieven en casestudies
Op de website van de VIA is de mogelijkeid om nieuwsbrieven te ontvangen, en ook te kijken naar de reeds verstuurde nieuwsbrieven (https://gc-veiligheid.nl/actueel/item/nieuwsbrief-veiligheid-in-aanbesteding-via). Daarnaast zijn er ook een aantal casestudies van bedrijven welke de VIA hebben geïmplementeerd (https://gc-veiligheid.nl/actueel/item/casestudy-de-veiligheidsladder-via).
Heijmans heeft het VIA-traject door de afdeling Procurement centraal laten organiseren. Dit heeft er in geresulteerd dat er een eenduidige werkwijze is gehanteerd om in kaart te brengen hoe de VIA gediende te worden
Indeling van Partners en/of Onderaannemers
Procurement heeft onderzocht welke bewijslast per partners en/of onderaannemer van toepassing is. Het is namelijk mogelijk om een Partner en/of Onderaannemer per project te beoordelen of per (verwachte) jaaromzet. Heijmans heeft ervoor gekozen om de jaaromzet als basis te gebruiken om een Partners en/of Onderaannemer in te delen qua bewijslast.
De onderverdeling vindt plaats in op de assen “contractwaarde” en “Impact”
| Contractwaarde | Impact | |
|
| |
|
| |
|
|
Informatie naar partner en/of onderaannemer
Aan de hand van de indeling heeft iedere partner en/of onderaannemer informatie gehad over de VIA en een verzoek gehad van Heijmans om de gevraagde bewijslast te mogen ontvangen.
Procurement houdt de overzichten en de diverse statussen bij.
Wat is er inmiddels geïmplementeerd:
Heijmans heeft in haar specifieke contractteksten de VIA-eisen verwerkt.
|  |
|  |
Op deze manier is het geborgd dat er bij nieuwe aanvragen en/of nieuwe onderaannemers altijd wordt gevraagd naar de VIA!
Het is mogelijk dat Partners en/of Onderaannemers intern meer tijd hebben nodig gehad dan gehoopt. Dat kan er in resulteren dat de gevraagde bewijslast nog niet beschikbaar is om te delen met Heijmans. Dat heeft er onder andere mee te maken dat voor alle drie de categorieën:
- Approved Self Assesment (ASA);
- SCL Light statement (SCL-L);
- SCL Certificaat (SCL-C);
een certificerende instelling dit dient te toetsen en/of een audit dient uit te voeren. Heijmans heeft als certificerende instelling voor de veiligheidsladder KIWA en ABOMA, afhankelijk van de bedrijfsstroom. In de markt merkt men nu dat er heel veel capaciteit wordt gevraagd bij de certificerende instellingen maar dat niet iedereen voor 1-1-2022 is getoetst en/of geauditeerd.
Partners en/of Onderaannemers die gekwalificeerd moeten zijn met betrekking tot de ViA zijn zich merendeels nog niet van bewust dat zij zelf ook vaak
in de rol zitten van opdrachtgever, die op zijn beurt de kwalificatie-eisen m.b.t. ViA dient door te leggen naar zijn onderaannemers
Procurement heeft dit punt opgenomen als eis in de contractteksten m.b.t. ViA.
Voor sommige Partners en/of Onderaannemers is het nog niet altijd duidelijk of zij wel binnen de criteria vallen van de VIA of niet. Denk hierbij aan:
- Leverancier – voert geen substantiele werkzaamheden uit => wel of niet VIA plichtig?
- In bedrijfstellingen – wel of niet VIA plichtig?
- Architecten- en Ingenieursdiensten – wel of niet VIA plichtig?
De afdeling Procurement heeft met al deze Partners en/of Onderaannemers gesprekken om duidelijkheid te verschaffen voor alle partijen.
Heijmans heeft afgesproken om alleen nog maar te werken met bedrijven die aan de criteria van de VIA voldoen. Dat betekend dat van iedere Partner en/of Onderaannemer de juiste bewijslast ontvangen dient te zijn.
Partner en/of Onderaannemer heeft nog geen bewijslast ingediend:
- Alle Self Assesment (SAQ) dient aantoonbaar in 2021 uitgevoerd te zijn (online via website van NEN)
- Het na 01-01-2022 kunnen verstrekken van een kopie van de opdrachtbevestiging aan Certificerende Instelling met daarbij de afspraakbevestiging voor een audit/toets van de certificerende instelling
Zie ook de website van de VIA: https://gc-veiligheid.nl/actueel/item/invoering-en-handhaving-via
Vuistregel:
Gekwalificeerde Partner en/of Onderaannemer krijgen de voorkeur boven (vergelijkbare) niet gekwalificeerde Partner en/of Onderaannemer. Partner en/of Onderaannemer die nog niet zijn gekwalificeerd, maar hiertoe wel een opdracht hebben gegeven aan een certificerende instelling de voorkeur krijgen boven (vergelijkbare) niet gekwalificeerde Partner en/of Onderaannemer.
Treed hiervoor altijd, vroegtijdig, in overleg met de afdeling Procurement!
Informatie over ViA: https://gc-veiligheid.nl/veiligheid-in-aanbesteding-via
- Handreiking ViA
- Richtlijn Handhaving en sancties
- Basispresentatie, factsheet , stappenplan
- Veel gestelde vragen
Informatie over toepassing Veiligheidsladder: www.safetycultureladder.com
- Handboek SCL en certificatieschema
- Hoe te certificeren; stappenplan; overzicht certificerende instellingen
- Webtool (selfassessment SAQ)
- Register van SCL, SCL Light en ASA gekwalificeerde bedrijven
Scan de volgende code met de app om deze toolbox te bekijken.